Gestão de documentos e arquivos: O que é e como fazer?

Num mundo movido por informações, a organização de documentos e a agilidade ao acessar informações são alguns diferenciais para melhorar a qualidade e obter maior velocidade na tomada de decisão.

Gestão de documentos e arquivos

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o conjunto de processos voltados para organizar a produção, o arquivamento e localização de documentos (impressos e digitais) dentro de organizações e residências. A prática consiste em ter qualquer informação armazenada na empresa ou residência sempre disponível para consulta, de forma imediata e eficiente.

Qual a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos é importante para todas as atividades que envolvem o trato com documentos ou arquivos, desde controles residenciais como a organização das declarações de imposto de renda, controle dos registros contábeis de pequenas empresas e até atividades segmentadas em grandes corporações, como planilhas do planejamento de marketing ou a gestão de registros trabalhistas de milhares de funcionários.

A correta gestão de documentos correta gestão de documentos dentro das empresas é determinante para melhorar a qualidade da tomada de decisão. Documentos organizados facilitam desde a simples verificação de gastos históricos com água, luz e telefone até o gerenciamento de milhares de contratos simultaneamente.

O problema começa quando as informações estão desorganizadas, não possuem um padrão de arquivamento ou estão descentralizados. Além disso, grandes corporações, por mais organizadas que sejam, sempre geram um volume de documentos monstruoso, dificultando a organização das informações.

Quais são as principais ferramentas para a gestão de documentos?

Principais ferramentas para a gestão de documentos

– Arquivos físicos

Alocar um espaço voltado para a organização e guarda de documentos sempre foi a forma mais simples de manter a documentação da empresa ou de casa em ordem. Pastas suspensas, caixas, arquivos, armários e salas cofres são alguns exemplos de como organizar documentos impressos. Quanto maior for o volume de documentos a ser armazenado, maior a complexidade e os custos da operação.

– Microfilmagem

Até trinta anos atrás, a gestão de documentos em grandes empresas era feita através do arquivamento físico de documentos, onde grandes salas eram alocadas para receber toneladas de papel. Dependendo do nível da informação, alguns registros importantes eram microfilmados. A microfilmagem garantia maior segurança e durabilidade das informações registradas.

– Gestão eletrônica de documentos (GED)

Com o surgimento do scanner doméstico, a microfilmagem perdeu espaço para a digitalização de documentos. Além de mais barata, a digitalização facilitou o armazenamento de documentos em sistemas de armazenamento dentro da própria empresa, diminuindo o inconveniente da busca por documentos impressos em grandes arquivos físicos, muitas vezes longe da área de produção.

Além dos documentos físicos digitalizados, o uso massivo dos computadores disponibilizou diversos softwares para facilitar nosso trabalho, permitindo a criação de novos documentos, no formato digital, conhecidos como arquivos.

Assim, a gestão eletrônica de documentos engloba um conjunto de tecnologias usadas no gerenciamento de documentos impressos e arquivos digitais, possibilitando monitorar, armazenar e compartilhar as informações dentro do ambiente corporativo.

– Os sistemas de armazenamento (storages)

Com a popularização da digitalização, muitos documentos impressos foram transformados em arquivos. Assim, fitas LTO, HDs externos, pen-drives e mídias como CDs e DVDs viraram repositórios desorganizados de informações. Apesar de estarem longe de ser uma boa solução para organizar arquivos e documentos, muitas empresas ainda utilizam essas soluções improvisadas para o armazenamento de dados.

A redução dos preços dos sistemas profissionais de armazenamento como os storages NAS permitiram que pequenas e médias empresas, mesmo sem comprar um software para gestão de documentos, pudessem organizar documentos e arquivos em pastas dentro da rede local da empresa, disponibilizando inclusive o acesso das informações armazenadas pela internet através da criação de uma nuvem privada de dados.

Por serem equipamentos orientados ao armazenamento de arquivos, os NAS são uma ótima alternativa quem precisa para montar uma gestão eficiente de arquivos e documentos digitalizados, mesmo sem o uso de um aplicativo voltado para esse fim.

– Armazenamento na nuvem

Para quem pode transferir informações confidenciais para empresas de serviço de nuvem, possui banda larga de alta velocidade e a disponibilidade financeira para assumir custos mensais, é possível contratar um serviço de nuvem para esse fim.

Como fazer a gestão de documentos alugando servidores de armazenamento de terceiros (nuvem) não é para amadores, a correta avaliação do tipo de serviço a ser contratado evita muitas dores de cabeça. Conhecer os riscos ao armazenar dados na nuvem pode ajudar muito na hora de escolher entre ter a gestão local ou remota dos arquivos e documentos.

Quais são as principais vantagens na correta gestão de documentos?

Principais vantagens na correta gestão de documentos

– Agilidade no acesso

Manter os documentos organizados, sejam eles físicos ou lógicos, agiliza o acesso aos dados e facilita a vida de quem depende das informações. Seja na organização do arquivo morto da empresa ou no gerenciamento dos servidores e storages, implementar boas práticas na gestão de documentos facilita a vida de todos dentro de qualquer tipo de organização.

A agilidade no acesso aos documentos é muito melhorada quando a maioria dos documentos já foi digitalizada, pois dispensa deslocamentos dos funcionários ao arquivo, eliminando assim a perda de tempo dos envolvidos e facilitando o compartilhamento e a cópia das informações, principalmente em organizações que contam com milhares de documentos e/ou arquivos armazenados.

– Padronização dos processos

Outra vantagem de manter os documentos organizados é a possibilidade de padronizar os processos que envolvem o acesso e a manipulação dos documentos e arquivos por funcionários. Criar áreas especificas para o armazenamento de documentos e arquivos bem como regras para o acesso aos dados permite maior velocidade na localização de documentos, melhora a segurança e permite registrar as atividades para futuras auditorias.

– Maior controle sobre acessos aos documentos e arquivos

A correta gestão de documentos e arquivos possibilita total controle sobre os acessos. Mesmo em “ambientes analógicos” como salas de arquivo-morto, sempre é possível controlar o acesso à informação através do uso de fichas, registrando os dados de quem consultou cada arquivo, bem como a data e hora de cada acesso.

Sistemas como storages NAS fabricados pela Qnap permitem cadastrar usuários e possuem sistemas de autenticação por login e senha, registrando todas as atividades do sitema num arquivo (log) para posterior auditoria. Além disso, recursos como a replicação de dados e o backup com versionamento permitem restaurar dados modificados sem autorização para o formato original.

Como fazer a organização e gestão de documentos e arquivos?

A organização e gestão de documentos e arquivos está associada ao tamanho da empresa e o volume de documentos produzidos. Pequenas e médias empresas podem simplesmente digitalizar seu acervo e estruturar as informações dentro de um sistema de armazenamento, sem ajuda de um sistema de GED.

Como as necessidades no gerenciamento dos dados produzidos, o nível de importância da velocidade do acesso aos dados e a segurança também são fatores a serem considerados, sempre vale consultar um especialista sobre o assunto.

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