Em um mundo cada vez mais globalizado, conectado e dinâmico, a inovação é um dos fatores determinantes para o sucesso das organizações. E, por isso, a Tecnologia da Informação vem se tornando uma área cada vez mais estratégica. O problema é que, com a crise, a necessidade de redução de custos de TI vem jogando nas mãos dos gestores um desafio difícil de ser cumprido.

Afinal de contas, como você pode entregar soluções com excelência para a organização em que trabalha, gastando pouco? A resposta está na eficiência. Um setor de TI eficiente é aquele que consegue apresentar resultados satisfatórios e de ponta, a um custo pequeno e com agilidade.

Parece difícil, não é mesmo? Mas isso é possível, justamente devido ao avanço da tecnologia. Os processos cada vez mais modernos, realizados com base em ferramentas e softwares de ponta, permitem que a TI funcione com foco nos objetivos estratégicos da organização, sem precisar gastar mais do que o seu orçamento permite.

 

Planejamento focado nos objetivos estratégicos

O primeiro passo para fazer com que a TI funcione com excelência é a elaboração de um planejamento. Planejar significa vislumbrar um horizonte e traçar estratégias e caminhos para se atingir os objetivos.

Mas que objetivos são esses? A resposta é simples: são aqueles que foram traçados pela organização, em seu plano estratégico.

O planejamento estratégico da empresa é aquele no qual os seus gestores traçam a sua visão de futuro. É ela quem vai orientar todos os setores na elaboração de seus planejamentos. Afinal de contas, todas as áreas devem estar imbuídas do mesmo espírito, para que a empresa caminhe sempre na mesma direção.

O planejamento da Tecnologia da Informação deve ser anual, com a possibilidade de ser revisto, caso haja alguma mudança de rota ao longo do caminho. Neste planejamento, deverão ser traçadas todas as estratégias e atividades necessárias para que a área ajude a empresa a cumprir seus objetivos.

Dentre as metas traçadas para a TI, deverão estar incluídas as de redução de custo. E, junto a elas, quais serão as atitudes tomadas por cada funcionário para contribuir com a redução do uso de recursos, sem perder a qualidade nas entregas.

 

Revisão de processos

Um dos itens principais do seu planejamento anual com foco em redução de custos deverá ser a revisão de processos.

A área de TI é composta por inúmeros processos que, ao longo do tempo, podem se tornar dispendiosos. Isso porque, constantemente, surgem novas formas de trabalho que tornam as atividades cada vez mais dinâmicas, produtivas e menos onerosas.

Processos que não são revistos acabam se tornando obsoletos e consomem mais tempo e recursos do que o necessário. Por isso, a revisão deve ser feita a cada ano, em busca do constante aperfeiçoamento da tecnologia da informação.

 

Automação de rotina

Cada vez mais a tecnologia permite que processos rotineiros sejam automatizados. A automatização permite que tarefas extremamente manuais e repetitivas possam ser realizadas com mais eficiência e menos custo. Além disso, a automação libera seus funcionários para que eles possam ajudar no desenvolvimento de projetos estratégicos para a empresa.

O processo de automação, em muitas organizações, passa pela adoção de um outsourcing de TI. Trata-se da terceirização de serviços rotineiros para empresas especializadas, que alocam uma equipe específica para cuidar das atividades em questão.

O outsourcing tira das costas da TI a condução dessas tarefas, liberando espaço para que a área possa cumprir seus objetivos estratégicos. Trata-se de uma forma de trabalho que pode apresentar um custo inicial alto, mas é um investimento que se paga rapidamente.

 

Política de utilização de softwares

Uma das maiores fontes de gastos da Tecnologia da Informação é o licenciamento de softwares. Como você sabe, para se utilizar a maioria dos programas corporativos, é necessário pagar uma anuidade para a fabricante. A licença, além de legalizar o software, ainda permite que a empresa tenha acesso às atualizações futuras do programa.

O problema é que há um acúmulo de licenças que tornam a gestão muito difícil. Rapidamente a TI pode perder o controle do que está sendo utilizado na organização e, sem saber, pode estar pagando por licenças de softwares que já não são utilizadas há muito tempo, — isso significa desperdício de dinheiro.

A política de utilização de softwares pode desafogar a TI, tirando essa gestão das mãos da área e passando para as equipes. Dessa forma, cada funcionário ficará responsável pelo programa que usa, alertando a Tecnologia da Informação sobre as necessidades de cancelamento ou renovação da licença.

 

Retenção de talentos

O que a gestão de pessoas tem a ver com a redução de custos? A resposta é: tudo! O custo para se admitir um novo funcionário é muito maior do que o que se gasta para manter a equipe atual da empresa.

Portanto, você tem um papel determinante para que sua área funcione de forma a aproveitar seus recursos humanos da melhor forma possível.

A retenção de talentos em TI passa pela elaboração de treinamentos constantes, oferecimento de feedbacks positivos e negativos, manutenção de um bom ambiente de trabalho etc.

O seu planejamento anual pode, e deve, ter uma meta de manutenção da equipe, como forma de economizar recursos para a organização.

 

Delegação de tarefas

Você, como gestor, é o responsável por trazer para a área os principais projetos da empresa. A definição do que é prioritário e o que pode esperar é uma das suas principais atividades. Por isso, o gestor não pode se ocupar com tarefas rotineiras.

Delegar atividades, além de contribuir com a motivação dos funcionários, faz com que área funcione de forma mais eficiente e economiza recursos. Isso porque você, que provavelmente possui o melhor salário do setor, estará envolvido nas atividades mais estratégicas, definindo os rumos da Tecnologia da Informação.

Para delegar tarefas de forma eficaz, procure conhecer o perfil de cada um dos seus funcionários e esteja sempre presente para auxiliá-los no cumprimento dos objetivos. Mas lembre-se: você não executa as atividades, apenas age como um consultor estratégico.